Nemesis IT business knowledge

DMS (Document Management System): sistem avansat pentru managementul documentelor. DMS pune la dispozitie unelte pentru a crea, gestiona si distribui documente electronice.

Sistemele de operare traditionale nu ofera uneltele si resursele avansate necesare pentru gestiunea documentelor. Pe masura ce cunostintele si valorile unei companii sunt pastrate si create din ce in ce mai des in format electronic, multe dintre aceste companii recunosc necesitatea unui sistem de management al documentelor.

Solutia este folosirea unui server de fisiere, pentru a reduce la minimum timpul de regasire a informatiilor dispersate, aducand intr-un singur loc atat documentele propriu-zise cat si informatia asociata (metadata). Incorporand in intranet un server de fisiere avand capabilitati avansate de document management se poate obtine un nivel foarte ridicat de flexibilitate si functionalitate printr-o viziune integrata asupra datelor companiei, precum si o baza de stocare centralizata pentru a gestiona valorile informationale critice.

In plus DMS ofera o interfata de tip browser cu ajutorul careia se poate oferi o experienta mult mai intuitiva si prietenoasa pentru utilizatori la toate nivelurile.

Functionalitati:

• server de fisiere
• baza de date cu informatii despre documente: autor, data crearii, modificarii, cuvinte cheie, rezumat
• cautare documente dupa informatiile asociate
• sistem integrat de utilizatori si drepturi de acces pentru documente
• interfata web sau aplicatie client pentru statiile din reteaua locala
• interfata de administrare simpla si intuitiva
• arhivare automata pentru date

De ce este nevoie de document management? Pentru a va da un raspuns va rugam sa va puneti urmatoarele intrebari:

• Un angajat poate sa gaseasca repede documentele importante care nu au fost create de el?
• Daca nu, cat timp dureaza de obicei regasirea unui document?
• Cat de des sunt nevoiti angajatii companiei sa inceapa astfel de cautari?
• Poti sa asociezi numele unui fisier cu un client sau un partener?
• Sunt documentele companiei ordonate si arhivate in mod periodic?
• Cat de repede poti sa gasesti documente imprastiate pe mai multe statii de lucru?
• Ai o baza de date care sa iti permita sa gasesti toate documentele relevante, indiferent de format, locatie fizica sau autor?
• Poti controla cine poate vizualiza documente? Dar cine le poate edita? Documentele companiei sunt astfel securizate?
• Exista documente importante pierdute fara urma?
• Cat de repede poti obtine o lista cu documentele legate de o anumita problema?
• S-a intamplat ca un angajat sa nu indeplineasca o sarcina deoarece nu a gasit un document?
• Se intampla sa nu se mai stie care din copiile unui document este cea corecta?

Daca nu esti multumit de raspunsurile tale la aceste intrebari atunci este timpul pentru document management.