Implementare Koha

Pentru o oferta de implementare va rugam sa ne contactati la email office@nemesisit.ro sau la telefon 0721 253 015.

De ce Koha?

• Poate fi instalat pe platforme Linux, Unix, Windows si MacOS.
  
• Are interfata web
  
• Poate fi integrat intr-un site web deja existent
  
• Catalogul se poate completa de pe serverele publice z39.50.
  
• Este folosit standardul MARC21 si UNIMARC pentru catalogarea cartilor
• Permite generarea si tiparirea de coduri de identificare a publicatiilor
  

• Realizeaza managementul imprumutului de carti
  
• Are interfata web de cautare in catalogul de carti
  
• Interfata este simpla si intuitiva

Avand deja experienta instalarii si personalizarii sistemului Koha la Institutul de Matematica al Academiei Romane, oferim consultanta in vederea implementarii  si configurarii sistemului Koha institutiilor din Romania.

Mai multe detalii despre Koha si un demo online se gasesc la: www.koha.org

Exemplu implementare Koha: IMAR "Simion Stoilow" Institute of Mathematics of the Romanian Academy library system.

Koha ILS – Integrated Library System

Koha este primul sistem open-source pentru managementul complet al bibliotecilor. Actualizat continuu in colaborare cu biblioteci din intreaga lume, Koha ofera functionalitatile necesare pentru toate etapele de dezvoltare ale unei bilioteci.

Pe scurt, Koha inseamna:

• sistem complet de management: pachetul de functionalitati include atat optiuni de baza cat si optiuni avansate, care pot fi structurate astfel incat sa se adapteze oricarei biblioteci, indiferent de  marimea sau specificul acesteia. Aplicatia include module pentru: circulatie, catalogare, achizitii, publicatii de serie, rezervari, conturi, etc.

• standarde specifice: Koha este dezvoltat pe baza actualelor standarde si protocoale din domeniu, asigurand astfel interoperabilitatea cu alte sisteme (Koha, servere publice cu informatii bibliografice, site-uri web).

• interfata web: Koha include un sistem OPAC - catalog online public,  care poate fi accesat peste internet si permite consultarea informatiilor despre publicatii si conturi.

• sistem open-source: pentru instalarea Koha nu sunt necesare costuri de licentiere, sistemul este public, disponibil si asupra acestuia se pot aduce modificari. Zeci de biblioteci din intreaga lume il folosesc si il dezvolta simultan.

Specific si functionalitati cheie:

• sistem complet pentru managementul bibliotecilor – de la functionalitati generale, necesare oricarui tip de biblioteca (catalog, circulatie, conturi, etc), la functionalitati specifice unui anumit tip de biblioteca sau unei singure biblioteci (planificarea achizitiilor, urmarirea bugetelor, taxe de imprumut, etc), Koha ofera o infrastructura pe masura cerintelor.

• open-source: nu necesita costuri de licentiere, versiunile sau functionalitatile nou-aparute sunt publice si disponibile. Sistemul se poate adapta nevoilor utilizatorului si se poate personaliza.

• nu este restrictiv in privinta platformelor de lucru: Windows, Linux, Unix, MacOS. Koha se instaleaza pe un server si poate fi accesat din orice sistem de operare, prin intermediul unui browser.

• interfata web: pe statiile de lucru nu este necesara instalarea sistemului. Serverul Koha  poate fi accesat de pe statiile de lucru, cu orice sistem de operare si orice navigator de internet. Principalul atu este acela ca aplicatia poate fi accesata din mai multe puncte simultan. In aceste conditii, datele se actualizeaza in timp real, orice modificare putand fi observata de la celelalte statii de lucru.
• catalog online: Koha include si un sistem OPAC - Online Public Access Catalog - care permite consultarea resurselor bibliotecii. Membrii pot avea acces la catalog in reteaua locala sau prin internet.

• este complet integrabil intr-un site web. Catalogul administrat cu Koha poate fi preluat si afisat intr-un site web, si va reflecta modificarile din sistem.
• interactiv - importul automat al informatiilor despre carti de pe serverele publice Z39.50 – pe baza codului ISBN se pot prelua toate informatiile bibliografice disponibile pentru o publicatie. Acestea se salveaza automat in interfata Koha, in forma definita de dvs.

• conform standardelor - utilizarea standardelor MARC 21 si UNIMARC pentru reprezentarea datelor bibliografice. Astfel se asigura o baza de date bine structurata, unica, ce poate fi importata si folosita si in cadrul altor aplicatii specifice bibliotecilor.

• clasificarea resurselor: resursele disponibile pot fi clasificate in functie de tipul si disponibilitatea acestora: publicatii pentru sala de lectura, cu termen limita de imprumutare, cu imprumut contra-cost, etc. Pe de alta parte, resursele pot fi grupate pe ramuri sau domenii, acestea insemnand fie domenii de interes, fie depozite fizice, spre exemplu. Se pot adauga legaturi intre resursele aflate in depozite sau ramuri diferite.

• ofera baza pentru dezvoltarea unei biblioteci digitale – asigura managemetul documentelor si al altor materiale in format electronic (multimedia). Acestea au un statut asemenator cu restul publicatiilor din biblioteca, pot fi etichetate si editate intr-un mod specific.

• instrumente comune pentru resursele fizice si digitale -  ambele tipuri de resurse se pot gestiona folosind aceleasi instrumente. Utilizatorii pot accesa atat catalogul cu date despre publicatiile din biblioteca, cat si baza de date cu documente in format electronic.

• numar nelimitat de utilizatori -  printre utilizatorii Koha se numara si biblioteci cu zeci de mii de conturi de utilizator. 

• managementul conturilor de utilizatori – conturile utilizatorilor contin informatii personale, date de contact, istoricul imprumuturilor si situatia la zi. Utilizatorii au drepturi diferite de a accesa si modifica datele disponibile, in functie de statutul acestora.

• notificari pe e-mail pentru utilizatori – in anumite cazuri se pot prelua datele de contact ale utilizatorilor din baza de date pentru a trimite notificari.

• tiparire coduri de bare – pentru orice publicatie, pe baza ISBN se pot tipari coduri de bare cu ajutorul carora se poate face managementul resurselor bibliotecii.

• urmarirea publicatiilor de serie – sistemul permite urmarirea aparitiei publicatiilor periodice, catalogarea acestora si

• managementul unic al stocului de publicatii: catalog, circulatie, achizitii

• instrumente specifice: Circulatie Offline, Rapoarte Koha, KohaBar – descrise mai jos

Alte detalii:

Organizarea bibliotecii

Koha permite nu doar gestionarea activitatii unei biblioteci simple, ci poate raspunde nevoilor bibliotecilor cu o structura mai complexa, cu mai multe filiale sau ramuri.

Structurarea datelor in Koha:

• clasificarea bibliotecilor: biblioteca principala si ramurile acesteia, grupate in categorii, cu toate datele de identificare. Puteti seta ca ramuri distincte si unele depozite, sali de lectura sau depozite virtuale, pentru organizarea mai clara a fondului bibliografic.
• tipuri de resurse - structura de baza a catalogului online alcatuita din categoriile de publicatii pe care le gestionati 
• tipurile de utilizatori – clasificarea membrilor bibliotecii dvs. 
• tipuri de evenimente – urmarind categoriile de publicatii, puteti defini in sistem evenimente care sa reflecte statutul fiecarui tip de utilizator. Pentru fiecare eveniment se pot seta taxe si penalizari. 
  

Preluarea informatiilor de pe serverele Z39.50

• Koha include si posibilitatea de a cauta si importa date bibliografice de pe serverele publice disponibile.
  
• cand adaugati o nou publicatie in baza de date Koha, puteti opta pentru preluarea automata a tuturor informatiilor bibliografice existente. Dvs. trebuie sa introduceti doar o secventa de identificare a acesteia (ISBN, titlu, etc.).

• se poate defini o lista cu servere preferate, cu un format al datelor compatibil cu cel ales de dvs.
  
• toate informatiile de care aveti nevoie pot fi accesate si importate direct in baza de date Koha.

Achizitii

• permite inregistrarea furnizorilor dvs. si crearea unui cont pentru fiecare din acestia
• la fiecare furnizor se pot adauga comenzi noi
  
• se gestioneaza si publicatiile care au fost cerute de abonati prin formularul de sugestii
• se urmareste istoricul furnizorilor: comenzile in curs, statusul acestora,  comenzile incheiate si datele despre ele.
  
• se urmareste si actualizeaza bugetul dupa fiecare achizitie

Urmarirea publicatiilor periodice

• permite inregistrarea in sistem si urmarirea abonamentelor la publicatii periodice: perioada abonamentului, frecvanta intrarilor, formula de catalogare
• genereaza codul de identificare pentru fiecare numar, conform formulei aplicate (numarul volumului creste cu 1 o data la 10 intrari, numarul revistei se reseteaza automat la fiecare 12 intrari, etc)
  
• urmareste data expirarii abonamentului si afiseaza un mesaj de atentionare
• precompleteaza detaliile publicatiilor asteptate
• permite inregistrarea publicatiilor speciale (numere speciale, volume aniversare, etc.)
• gestioneaza cererile catre furnizor
  

Circulatie

Pentru imprumutul cartilor, bibliotecarul trebuie sa aiba acces imediat atat la datele membrului bibliotecii, cat si la informatiile publicatiilor. Koha genereaza mesaje de atentionare atunci cand intalniti o situatie deosebita:

• se depaseste un anumit numar de publicatii imprumutate

• utilizatorul datoreaza bani bibliotecii

• publicatia a fost rezervata de altcineva

• permisul utilizatorului a expirat

• publicatia este disponibila doar la sala de lectura, etc.

La returnarea publicatiilor pot apare mesaje de atentionare cand:

• termenul a expirat si s-a adaugat o penalizare

• publicatia a fost raportata pierduta

• publicatia a fost deja rezervata, etc

Abonati:

Koha va ajuta sa urmariti situatia fiecarui abonat al bibliotecii dvs:

• se pot aloca automat numerele permiselor de biblioteca eliberate

• sistemul urmareste data expirarii permiselor de biblioteca si va atentioneaza in cazul in care o persoana doreste un imprumut.

• membrii se pot clasifica in mai multe categorii (institutii, persoane, etc), care sa le ofere statuturi diferite

• pentru fiecare categorie de membri se pot seta mai multe tarife de utilizare a resurselor bibliotecii

• pentru fiecare categorie de utilizatori se pot seta intervalul de imprumut si numarul maxim de publicatii ce pot fi imprumutate pentru toate categoriile de resurse, 

Informatii bibliografice

• o inregistrare bibliografica se face pe baza unui ISBN si ISSN (cota a publicatiei).

• pe baza acestora se pot prelua informatiile bibliografice de pe serverele publice disponibile

• se pot inregistra si gestiona mai multe exemplare ale publicatiei

• Koha permite generarea de coduri unice pentru identificarea fiecarei publicatii si a fiecarui exemplar si printarea acestora
• se pot folosi si codurile deja existente

Administrare

Koha permite configurarea sistemului astfel incat sa raspunda cel mai bine la solicitarile dvs.
In sectiunea de administrare puteti seta parametrii sistemului, printre care:
 

• nivelul legaturilor dintre subdiviziunile bibliotecii

• modul de afisare a datelor bibliografice in rapoarte si in paginile sistemului

• formula unica pentru organizarea datelor bibliografice

• posibilitatea tiparirii de coduri de bare

• standardul de catalogare folosit: MARC 21 sau UNIMARC

• corelarea termenelor de valabilitate ale permiselor si imprumuturilor

• limitarea si controlul conturilor membrilor

• generarea seriilor de permise de biblioteca

• gestionarea bugetelor si comenzilor

• afisarea datelor de identificare ale bibliotecii in catalogul online (nume, motto, adresa, logo – diferit in functie de pagina curenta, etc.)

• limba in care se va folosi aplicatia

• stilul grafic al catalogului online

• comunicarea cu membrii (formular integrat de sugestii de comandare sau notificari)

• gestiunea rafturilor virtuale (private, publice, comune)

• logout automat al sistemulu

Instrumente Koha:

Circulatie Offline: este o extensie care permite inregistrarea imprumuturilor sau returnarilor de carti chiar daca serverul nu este functional. Cand serverul devine din nou disponibil, informatiile se sincronizeaza automat.

Rapoarte Koha : permite extragerea de rapoarte din baza de date. Informatiile extrase sunt cele actuale in momentul interogarii. Se pot consulta rapoarte si statistici despre:

• biblioteci
  
• publicatii
  
• membri
  
• imprumuturi
  

KohaBar: reprezinta o serie de instrumente specifice aplicatiei Koha, care pot fi integrate in browserul utilizatorilor(Mozilla Firefox). Afiseaza in mod constant statistici cum ar fi numarul de publicatii imprumutate pe zi, luna sau an.



Implementare

Implementarea Koha presupune in primul rand instalarea si configurarea aplicatiei in sine si a resurselor necesare bunei functionari a acesteia.

La implementare, Nemesis IT asigura in plus urmatoarele servicii:

• Design-ul grafic al interfetei publice de acces OPAC (1 versiune de layout) 

• Implementarea designului grafic in sistemul Koha

• Instalarea sistemului Koha pe server (pus la dispozitie de Nemesis IT sau de client)

• Configurarea sistemului

• Suprimarea din interfata Koha a modulelor care nu sunt necesare
  

• Configurarea accesului la interfata de administrare pe baza de roluri de acces

• Suport tehnic 3 luni de la punerea in productie a sistemului

• Instruire